Viestintäsuunnitelma
Viestinnän tavoitteet
Yhtenäisen viestinnän varmistamiseksi seuran hallitus on laatinut viestintäsuunnitelman, joka selkeyttää seuran viestintää ja luo yhtenäiset pelisäännöt seuran sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Seuran viestinnästä vastaavien tahojen tulee noudattaa näitä ohjeita. Viestinnän toteuttamista ja vaikutuksia seurataan jatkuvasti.
Strategiset valinnat
NuVoLi ry keskittyy harrastetoimintaan ja tukee lasten, nuorten ja aikuisten perusliikkumista, perheliikuntaa sekä liikkumisen iloa. Seurassa liikkuminen on kaikkien ulottuvilla ja mukaan tuleminen on helppoa. NuVoLi ry haluaa vaikuttaa kuntalaisten perusliikuntataitojen kehittymiseen ja terveiden liikuntatottumusten luomiseen.
Terveyden edistäminen on vahvasti mukana kaikissa NuVoLi ry:n koulutusvalinnoissa. Tavoitteena on, että koulutettujen ohjaajien tunnit ovat turvallisia, terveyttä ja liikunnan iloa tukevia ja säännöllisen liikunnan harrastamiseen kannustavia tunteja.
Sisäinen viestintä
Sisäisen viestinnän kohderyhmänä ovat seuran hallitus, ryhmien ohjaajat sekä voimistelijat ja heidän vanhemmat. Tavoitteenamme on informoida ja yhdistää seurassa toimivia henkilöitä ajantasaisella ja selkeällä tiedottamisella eri tapahtumista ja asioista. Käyttämiämme viestintäkanavia ovat seuran kotisivut, seuran Facebook, Instagram sekä erilaiset WhatsApp -ryhmät.
Seuran kotisivuilta (www.nuvoli.fi) löytyy seuran perustiedot. Sivuilta löytyvät myös seuran toimihenkilöiden yhteystiedot sekä jokaisen harjoituspaikan osoitetiedot. Seuran Facebook ja Instagram sivut toimivat seuran tiedotuskanavana. Siellä julkaisemme ryhmien ja seuran toimintaan liittyviä kuulumisia, uutisia ja yhteistyökumppanien tiedotteita. Hoika jäsenrekisteri palvelussa on kaikkien jäsenten tiedot. Palvelun avulla voidaan lähettää sähköpostitiedotteita tarkoin kohdistetulle joukolle, esim. tietylle voimisteluryhmälle.
WhatsApp-ryhmiä on perustettu hallitukselle sekä omansa aikuisten ja lasten liikunnan ohjaajille ja voimisteluryhmien sisäiseen viestintään. Viestintä on kaksisuuntaista. Ryhmissä tiedotetaan harjoitusaikojen muutoksista, palavereista ym. Sitä kautta ohjaaja voi myös kysellä sijaista itselleen. Hallituksen ryhmässä viestitään kiireellisistä asioista. Jatkoryhmissä on vastuuvanhemmat, jotka toimivat linkkinä ohjaajan ja muiden vanhempien välillä tiedottamisessa.
Ulkoinen viestintä
Ulkoisen viestinnän kohderyhmä on laajempi kuin sisäisen viestinnän kohderyhmä, vaikka kanavat ovat osittain samat. Ulkoisella viestinnällä tavoitamme mm. mainostajat, tukijat, muut seurat,
mahdolliset uudet harrastajat. Tässä tavoitteenamme on toiminnan näkyväksi tekeminen laajalla rintamalla. Luotamme viestinnässä positiivisuuteen ja avoimuuteen.
Edellä mainittujen kanavien lisäksi seuran ulkoista viestintää hoitavat kaikki ohjaajamme ja voimistelijamme. Seuran vaatteet päällä he edustavat seuraa ja heidän välityksellään
seuran ulkopuoliset henkilöt muodostavat kuvaa seurasta ja sen toiminnasta.
Viestintäohjeet verkossa toimimiselle
Yleiset ohjeet
Arvosta ja kunnioita sekä lukijaa että voimistelijaa, ole positiivinen.
Varmista, että kuvien ja videoiden käyttöön on lupa sekä kuvattavilta että kuvan/videon ottajalta. Varmista kuvien laatu ennen niiden käyttöä.
Käytä huumoria harkiten.
Arvosta seuraa tai joukkueita kohtaan esitettyjä mielipiteitä, vastaa niihin harkiten ja rakentavassa hengessä.
Mieti viestinnän sisältö eri kanavissa. Facebookissa ja Instagramissa erilaista kuin seuran nettisivuilla.
Facebook ja Instagram
Kun viestit seuratunnuksen alla, älä laita viestiin omaa nimeäsi.
Käytä videota/kuvia postauksessa huomion kiinnittämiseksi.
Suosi lyhyitä kirjoituksia, anna kuvan kertoa.
Postaa seuraan, voimisteluun, liikkumiseen, terveellisiin elämäntapoihin liittyviä uutisia, kuvia ja videoita.
Mieti postauksen ajankohta, milloin lukijat parhaiten tavoitettavissa?
Muista: #nuvoliry
WhatsApp
Nopeaan viestintään ilman muodollisuuksia, esim. ryhmien peruuntumiset, sijaisen hankinta
Käytä kuitenkin harkiten, ei spammaten.
Kriisiviestintä
Seurassa on varauduttava yllättäviin, vaativiin tilanteisiin, joissa odotetaan seuralta selkeää viestintää.
Kriisiviestintä liitetään seuran turvallisuus- ja toimintaohjeisiin. Kriisiviestinnästä vastaa seuran puheenjohtaja.
- Alustavan tilannekuvan selkeyttäminen
- Mitä, miksi, milloin?
- Miksi kriisi puhkesi?
- Mitä sen ympäriltä voimme havaita?
- Mitkä ovat ensimmäiset toimet, mitä tarvitsee tehdä?
- Yhteinen ymmärrys tapahtuneesta
- Alustavan tilannekuvan muodostuminen
- Tilannekuvan täsmennys ja tarkastelu
- Onko asiassa huomioitu ja havaittu kaikki puolet
- Uhat ja mahdollisuudet
- Toiminnan ja viestinnän käynnistys:
- Vahvista viestinnän päälinjat ja eteneminen: kuka, mitä, keille, miten, milloin.
- Kokoa viestintävastaavat koolle tai pidä puhelinpalaveri.
- Perusta viestintätiimi.
- Käynnistä työyhteisöviestintä.
- Informoi tai anna toimeksianto ulkoisten ryhmien informoinnista.
- Käynnistä tiedotteen laadinta ja tarkistus ja päätä tiedotteiden jakelu.
- Sosiaalisen median keskustelujen monitorointi.
- Toiminta ja viestintä
- jatkuva seuranta
- tilanne ja muutosvalmius
- Hiipuminen
- päätös
- Seuraamukset
- jälkihoito
- loppuarvio
- dokumentointi
- oppiminen
Viestinnän kehittäminen
Viestinnän keinoja kehitetään tarpeen mukaan.
Lait, säännöt ja suositukset
Viestintää säätelevät monet lait ja suositukset. Yhdistyslaki ja seuran säännöt asettavat niin sisäiselle kuin ulkoisellekin viestinnälle omat vähimmäisvaatimuksensa. Seuran säännöt määrittävät usein, esimerkiksi että seuran ja joukkueiden on vuosittain laadittava toimintasuunnitelmat ja -kertomukset. Tietojen suojaaminen ja varmuuskopiointi on tärkeää. Myös kuvien käytössä on syytä muistaa tekijänoikeudet, kuvien yhteydessä on aina mainittava kuvaajan nimi tai kuvan haltija. On syytä muistaa, että seurojen jäsenrekisteritiedot ja jäsenten yhteystiedot eivät ole julkisia.